Como Prepararnos para una Negociación Efectiva

Pasos en la Preparación para una Negociación

En esta ocasión vamos a tratar de definir los pasos a seguir para la correcta planificación a la hora de llevar adelante una negociación en forma exitosa.

Cuando nos estamos preparando para llevar adelante una negociación debemos realizar esta preparación de manera concienzuda, sistemática y metódica; para ello hemos elaborado la siguiente Guía de Preparación para una Negociación.

1.- Determine cuales serian sus objetivos a lograr.

El éxito de una negociación se mide por sus resultados alcanzados, no por el proceso desarrollado. Cuando se esté preparando, considere cuales serian esos posibles resultados.

·       ¿Qué espera lograr alcanzar al término de la negociación?

·       ¿Cuál podría ser el mejor resultado posible?

·       ¿Qué resultados no podrían ser  aceptados?

·       ¿Por qué esos resultados no podrían ser aceptables?

2.- Determine sus necesidades y sus intereses.

Elabore una lista de las cuestiones que usted debería lograr y de aquellas que le gustaría lograr, y porqué, por ejemplo, si usted está negociando su salario para un nuevo trabajo, usted debería:

·       Definir un salario mínimo que le permita satisfacer sus necesidades básicas para usted y su familia.

·       Identificar el salario que le proporcione una mayor capacidad de gasto discrecional.

·       Definir un salario que se corresponda con el nivel de responsabilidad y de reto que le imponga su nuevo trabajo.

·       Tratar de lograr un horario lo suficientemente flexible que le permita estar con sus hijos y llevar a cabo sus actividades recreacionales o deportivas.

·       Identificar el ambiente de trabajo en el cual le agradaría estar.

3.- Identificar su BATNA o MAPAN (Mejor Alternativa Para un Acuerdo Negociado).

Defina con anticipación cuales serian sus alternativas si la negociación no logra llegar a ningún acuerdo. Revise esas alternativas y determine cuales serian las mejores. Por ejemplo, si su empresa está siendo adquirida por otra y usted está negociando su salario por un posible nuevo empleo, su lista de alternativas podría incluir:

·       Permanecer con su antiguo empleo.

·       Permanecer por un tiempo en su antiguo empleo y aceptar una buena liquidación.

·       Renunciar a su empleo y comenzar a buscar otro igual o mejor.

·       Aceptar un empleo con menos responsabilidad pero más estable.

4.- Mejore su BATNA o MAPAN, siempre que sea posible.

Por ejemplo, si usted está negociando un producto especifico o un servicio, las opciones para mejorar su BATNA podrían incluir:

·       Buscar mejores alternativas con otros suplidores.

·       Tratar de eliminar algunos de los obstáculos que causen que su BATNA no sea del todo satisfactoria.

·       Invertir en la mejora de sus propias capacidades, de manera de que la organización pueda reducir su dependencia para obtener esos productos o servicios.

5.- Determine su “Precio de Reservación”. Ejemplo, si usted está negociando la venta de su casa y un posible comprador le ofrece una cantidad XXX, su BATNA en esta negociación es de XXX, siempre que las demás condiciones sean iguales. En este caso su “Precio de Reservación” es de XXX. Si algún otro comprador no le ofrece esa cantidad o más, en ningún caso debe aceptar.

Es importante señalar, que en la mayoría de las negociaciones, las cosas no son tan fáciles como en este ejemplo. Cuando existen otros términos y otros intereses que se desean ser alcanzados, se deben comparar los valores del trato en la mesa de negociación con los valores de su BATNA. Como en el ejemplo del salario anteriormente expuesto, Hágase usted mismo las siguientes preguntas:

·       ¿Cuán importante es para usted que el nuevo trabajo no sea de alta responsabilidad?

·       ¿Cuán inestable es su trabajo actual y cuanto eso le molesta a usted?

Sus respuestas a esas preguntas determinaran cuales serian los términos mínimos equivalentes a su BATNA en la negociación.

6.- Evalúe las diferencias entre las situaciones y los intereses.

                        Para evaluar las propuestas de la otra parte y ofrecer las suyas de manera de impulsar sus intereses, pregúntese lo siguiente:

·       ¿Cuáles son los términos o los asuntos que a usted le interesan más?

·       ¿Se encuentran estos términos o situaciones conectadas de algún modo?

·       ¿Cuánto estaría dispuesto a ceder en un asunto o término si puede cambiarlo por otro asunto o termino?

·       ¿Existirán algunos “paquetes” de negociaciones que serian equivalentes en valor para usted?

Asumamos que usted está negociando sobre el precio, fecha de entrega y presentación de un producto. Usted debería responder a lo siguiente:

·       ¿Qué le interesa más, precio, fecha de entrega o la presentación?

·       ¿Cuánto más por una mejor presentación, estaría dispuesto a pagar?

·       ¿Si la fecha se retarda, usted preferiría una mejor presentación?

·       ¿Cuánto más estaría dispuesto a pagar por una entrega más temprana?

Si usted no conoce las respuestas a estas preguntas, y las propuestas de la otra parte no le dan lo que usted quiere, no tendrá como evaluar cual de las alternativas llena mejor sus intereses.

7.- Determine la BATNA de la otra parte.

Si la otra parte no posee una buena BATNA, y usted lo logra determinar, usted será capaz de negociar el mejor trato para usted o su organización. Para poder determinar la BATNA de la otra parte, usted debe aprender tanto como sea posible sobre:

·       Las circunstancias sobre las cuales la otra parte se encuentra. ¿Cuál su estado financiero?, ¿Qué representa esta negociación para la otra parte?

·       La importancia de la negociación para la otra parte. ¿Cuán importante es esta negociación?, ¿Es necesaria para que alcancen objetivos relevantes?

·       Disponibilidad de un reemplazo. ¿Lo que usted está ofreciendo puede ser fácilmente encontrado en otra parte?, ¿Han intentado ellos negociar esto mismo con otras partes?

8.- Determine los intereses de la otra parte.

                        Considere lo siguiente:

·       Los objetivos estratégicos de la otra parte y que necesitan para alcanzarlos.

·       Las posibles razones que podrían afectar a la otra parte.

·       Qué cosas posee usted que podrían beneficiar a la otra parte

9.- Anticípese a los asuntos de autoridad.

Identifique a la persona que posee la capacidad de decisión de la otra parte.

Trate de identificar quien posee la autoridad formal e informal para tomar decisiones entre los representantes de la otra parte. Cual la posición jerárquica de autoridad y el área de responsabilidad. ¿Cuáles son los límites para negociar?

¿Cuánta autoridad posee usted?, Puede comprometer a su organización en todas y cada una de las negociaciones o tiene que esperar autorización superior.

10.-Aprenda todo lo que sea posible sobre la cultura y las personas de la otra parte. Preste particular atención a las personas de la otra parte con las cuales está negociando.

Las personas en la otra parte. Aunque no pueda recabar toda la información necesaria, debe tratar de obtener algún conocimiento sobre la cultura de las personas de la otra parte, así como de la cultura organizacional a la cual pertenecen de manera de evitar malentendidos.

Las personas con las cuales está negociando. Usted en realidad no negocia con empresas, organizaciones u “otras partes”, usted negocia con personas.

Si usted le proporciona exactamente la misma información a dos personas diferentes, ellos pensaran de manera diferente sobre los mismos hechos, estableciendo diferentes preferencias, se sentirán cómodos con diferentes estilos y diferentes procesos de negociación. Usted debe tomar esto muy en cuenta a la hora de negociar.

Aun teniendo la información perfecta sobre la personalidad de las personas con las cuales usted va a negociar, sus estilos y sus antecedentes como negociadores, usted nunca podrá predecir perfectamente como reaccionaran ante las situaciones que se presentan al momentos de las negociaciones, pero es bueno aclarar, que mientras más conozca a su contraparte, más efectivas serán sus propuestas; entre las cosas que debe conocer acerca de su contraparte están las siguientes:

·       De donde son originarios.

·       Donde han vivido.

·       Cuanto tiempo han estado dentro de la organización.

·       Cual ha sido su trayectoria profesional.

·       Tienen o no familia.

·       Tienen hobbies o desarrollan actividades particulares.

·       Cuáles son sus políticas.

Es posible que compartan intereses similares, estos intereses comunes pueden proporcionar una fuente de conversación para aliviar la tensión inicial durante las negociaciones, en las reuniones informales, etc.

De igual modo esta información les ayudaría a evitar cometer algunos “faux pas”. Si sus intereses políticos o convicciones religiosas son diametralmente opuestos a las de su contraparte, debemos tratar de evitar tratar esos temas en todo momento.

11.- Trate de mantener un “Juego limpio”.

Ambos lados de la negociación quieren mantener el criterio de que cualquier trato que se logre dentro del proceso de negociaciones es justo y razonable, sin importar si las BATNA sean aceptables o no. Si usted se encuentra en medio de una situación desesperada, usted podría capitular ante términos que les podrían parecer injustos, que les podrían hacer creer que han sido “explotados” por el contrario.

A menudo, ambas partes aceptan criterios “objetivos” de lo que podría ser justo y razonable, por ello una parte importante de la preparación es:

·       Investigar cuales criterios podrían aplicarse.

·       Estar preparado para demostrar porque los más favorables para usted serian los más relevantes.

·       Estar dispuestos a demostrar que los menos favorables para usted serian los menos relevantes.

Si usted puede convencer a la otra parte que ciertos criterios o formulas son justas y razonables, a ellos les resultara  más difícil rechazar una propuesta que cumpla con esos criterios y se encontraran a final satisfechos del resultado de las negociaciones.

12.- Mantenga un criterio de flexibilidad durante el proceso. No se encierre en una secuencia rígida.

                        Nunca asuma que las negociaciones deben responder a un guion o a una secuencia fija. Se encontrara fuera de balance cuando las cosas se sucedan de manera diferente. Considere cada asunto cuidadosamente y observe las relaciones existentes entre ellos, en vez de tratar de anticiparse a la ocurrencia precisa de cada uno de los eventos.

Espero que estos consejos les sean de utilidad.

                       

La Negociación "colaborativa". Habilidades y Tácticas para el éxito.

Ya en oportunidades anteriores hemos comentado algo sobre los tipos de negociaciones que se nos pueden presentar en cada una de nuestras actividades. También hemos hablado sobre algunas habilidades necesarias para poder alcanzar el éxito en el manejo de los conflictos. En esta oportunidad vamos a reunir una lista de habilidades que se requieren para lograr alcanzar los objetivos planteados cuando manejamos una negociación del tipo "Cooperativa". Esta lista no es más que el refinamiento de las habilidades ya adquiridas y el aprendizaje y la puesta en marcha de nuevas habilidades especiales, a saber:

1. Habilidad de escuchar activamente.
2. Habilidad para distinguir entre intereses y posiciones.
3. Habilidad para separar los intereses de las personas.
4. Habilidad para unir expectativas de cooperación.
5. Habilidad para modelar comportamiento cooperativo.
6. Habilidad para plantear y explicar nuestras necesidades y expectativas con claridad.
7. Habilidad para abrirse a soluciones creativas.
8. Habilidad para crear un gran numero de posibles soluciones.
9. Habilidad para integrar diferentes opciones como posibles soluciones.
10. Habilidad para no reforzar la competencia innecesaria entre las partes.
11. Habilidad para perdonar y permitir que la otra parte salve su cara.
12. Habilidad para diferenciar entre los tipos de problemas y de conseguir respuestas adecuadas a  cada uno.
13. Habilidad para establecer criterios adecuados para buscar las soluciones.
14. Habilidad para negociar con personas difíciles.
15. Habilidad para "ver" los problemas desde la otra perspectiva.
16. Habilidad para corroborar las percepciones sin actuar de manera unilateral a nuestro propio juicio.
17. Habilidad para diferenciar las situaciones emocionales de las sustantivas.
18. Habilidad para adaptarse al estilo de la otra parte.
19. Habilidad para actuar como si la otra parte estuviese actuando de manera cooperativa.

Estas habilidades requieren de la utilización  de ciertas y determinadas tácticas a ser empleadas durante el proceso de negociación, entre ellas podemos incluir las siguientes:

1. Escuchar de manera de distinguir, separar y eliminar las emociones.
2. Escuchar para distinguir los hechos.
3. Parafrasear y validar las emociones.
4. Parafrasear el contexto sustantivo.
5. Preguntar "Cómo" y "Qué".
6. Construir oraciones con "Yo".
7. Conocer su propio BATNA o MAPAN.
8. Plantear las necesidades con claridad.
9. Ignorar posiciones y ataques personales.
10. Identificar los intereses.
11. Reconstruir las frases en asuntos mutuamente solventables.
12. Identificar los problemas.
13. Identificar las cuestiones comunes.
14. Establecer criterios objetivos para las soluciones probables.
15. Definir las reglas de juego de la negociación.
16. Establecer la agenda par el desarrollo formal de la negociación.
17. Utilizar la "Tormenta de ideas" u otras estrategias para generar posibles opciones.

Todas estas habilidades y tácticas dependen directamente de la practica constante que de ellas haga el negociador.

La Negociación como arte

Durante mis años como Oficial Piloto de la Aviación Militar asistí a muchos cursos de formación en diversas áreas. En la mayoría de esos cursos, los profesores recomendaban una gran cantidad de libros y de material de lectura que ampliaban los conocimientos sobre los aspectos a ser estudiados. Uno de los libros que figuraba en gran parte de esas recomendaciones era el ya comentado "Arte de la Guerra" escrito por Sun Tzu hace ya más de 2400 años.
Particularmente pienso, que todas las personas que ejercen algún tipo de cargo de dirección o de gerencia, en cualquiera que sea su área de trabajo, deberían leer, al menos una vez en su vida, este libro, ya que el mismo ofrece un sinnúmero de enseñanzas útiles para desempeñarnos mejor en el cumplimiento de nuestras responsabilidades.
En lo relativo a la negociación, Sun Tzu nos aconseja que "Tienda un puente de oro por el cual pueda retroceder el adversario".
Como entendemos que negociar no es fácil, ya que esta habilidad tiene que ver con profundizar y estudiar muchos aspectos relacionados con la diplomacia, la sutileza, sensibilidad, el conocimiento del otro, la comunicación, las percepciones, las emociones, el conocimiento del tema a negociar, etc, etc., debemos tener absolutamente claro, que la improvisación durante el proceso de la negociación podría ser fatal y nos conduciría irremediablemente al fracaso.
Cuando nos referimos a una negociación, debemos inferir que existe un conflicto, entendiéndose la existencia del mismo, como cualquier situación que enfrenta a dos o mas personas por presentar intereses contrapuestos sobre una misma situación. Un interesante articulo sobre este aspecto que estamos tratando lo conseguimos en http://www.degerencia.com/articulo/20_consejos_para_negociar_con_exito
Es necesario agregar que en la red se encuentran muchos artículos que tienen que ver con este aspecto, la mayoría de ellos bien interesantes.