Mejorando nuestra manera de Comunicarnos

COMO MEJORAR SUS COMUNICACIONES

Los seres humanos poseemos la habilidad de comunicarnos con las personas que nos rodean. Lamentablemente no todos tenemos la capacidad de comunicarnos en forma efectiva, pero eso puede ser solucionado. La comunicación es una habilidad que se puede cultivar y se puede mejorar con la práctica al igual que otras habilidades. Una de esas prácticas, que usted puede realizar casi que permanentemente,  es la de aprender a dar y recibir opiniones de las otras personas sobre como se está llevando a cabo esa manera de comunicarse.

Una de las maneras de mejorar su forma de comunicarse es aprender a dar y recibir feedback. Esta práctica nos permitirá conocer que aspectos de la comunicación dominamos y cuáles son los que se deben mejorar.

El modo de dar y recibir feedback contribuye muy bien al proceso de aprendizaje de cómo mejorar nuestra manera de comunicarnos de una forma más efectiva y eficiente. Es importante conocer que las informaciones que suministramos de forma imprecisa, inoportunas o inutilizables, no son valiosas como lo pueden ser las informaciones  que son especificas, descriptivas, oportunas y prácticas. Asimismo, aunque a la inmensa mayoría nos parece que recibir críticas no es una situación agradable, estar abierto a las opiniones que se nos suministran de manera bien intencionada y bien elaborada solo nos puede traer beneficios, ya sea en el área personal como en la profesional.

Veamos algunas sugerencias de cómo dar y recibir feedback de manera que se constituya en un coadyuvante para nuestro mejoramiento personal.

Como proporcionar feedback:

·       Sea específico. Cuanto más concreto sea al proporcionar la información de retroalimentación, mayor provecho obtendrá la persona que lo recibe, ejemplo: en lugar de decir algo como “oye, Pedro, a veces no te  expresas claramente…”, dígale a Pedro en que aspecto exactamente ha sido impreciso y describa porque usted ha tenido problemas para entenderle.

De igual manera, no serviría de mucho decirle a otra persona: “María, creo que tu trabajo fue excelente”. Es mucho mejor nombrar las cosas especificas que María hizo bien, por ejemplo, es posible que haya realizado una excelente introducción para una presentación, que haya utilizado muy bien las ideas a transmitir en un documento o que haya comunicado y/o transmitido interés y entusiasmo. Explique como esas técnicas contribuyeron al éxito de su trabajo.

·       No evalúe, describa. Destaque el efecto que el trabajo (carta, memo, presentación, etc.) dejo en usted, en lugar de la percepción, ya sea esta buena o mala, que de ella tenga. Por ejemplo, si le dice: “Es incorrecto utilizar un estilo indirecto”, es usar una generalización que puede ser cierta o no dependiendo del caso. Sin embargo, expresar: “Tuve problemas para entender el asunto de esta comunicación hasta que llegue al final”, puede servir para que la persona se de cuenta de que a lo mejor otras personas han tenido la misma sensación.

Recuerde, la mayoría de sus respuestas dependerán de su propia percepción de las cosas, así que sería conveniente comenzar su feedback con: “En mi opinión…”, o “En base a mi experiencia…”.

·       Describa algo sobre lo que la otra persona pueda actuar. Si comentamos sobre el tono vocal de alguien cuya voz es por naturaleza alto, lo único que podemos conseguir es desanimarlo. Sin embargo, si la voz es un poco chillona debido a los nervios, le podríamos decir: “óyeme Eloísa, me parece que tal vez sea bueno que respirases algo más profundo para que te relajes, y eso te servirá para moderar el tono de tu voz”.

·       Solo uno o dos temas a la vez. Normalmente, cuando las personas reciben varias informaciones a la vez, no es posible concentrarse en todas. Cuando se ofrecen demasiadas sugerencias las personas tienden a abrumarse y se frustran. Cuando proporcione feedback, céntrese en las aéreas primordiales, solo una o dos, no más.

·       Evite las interferencias relacionadas con motivos, intenciones o sensaciones. Si manifestamos lo siguiente: “No pareces muy entusiasmado con esta presentación”, estamos implicando algo sobre la propia persona, quizás sería mejor decir: “Pienso que si varias la velocidad y el tono, conseguirías un mejor estilo”.

Cómo recibir feedback:

·       Sea receptivo. Cuando a uno le dicen que tiene que mejorar no siempre es fácil aceptarlo, pero, como ya hemos mencionado, es una parte importante del proceso de mejoramiento personal. A pesar de que le duelan las criticas, procuremos que esa sensación no nos impida utilizar el feedback para su mejor provecho.

·       Cuando sea posible, tome notas. Siempre que pueda, tome notas a medida que escuche los comentarios de las otras personas, de esa manera tendrá un registro al cual acudir y en el que tal vez pueda descubrir que los comentarios que juzgo como los más severos en el instante en que se expresaron, fueron en realidad los más útiles.

·       Solicite ejemplos específicos, si lo considera necesario. Si recibe una crítica imprecisa o un tanto confusa, solicite a la persona que le manifieste un ejemplo específico de lo que trata de plantear.

·       Juzgue las críticas por quien se la está dando. No es necesario que esté de acuerdo con todo lo que se le diga. Piense en la credibilidad de la otra persona a la hora de validar sus opiniones. Pregunte a otras personas su opinión sobre las críticas recibidas.

En resumen, sea practico, tenga mucho tacto y sea positivo al dar y recibir feedback, y pronto vera las maravillas que se logran.